Klantenbestand overnemen: wat zijn de regels?
Een bedrijfsverkoop kan op verschillende manieren plaatsvinden: van een volledige overname middels een aandelentransactie tot (deel)overnames van verschillende activa, waaronder een klantenbestand. Vooral als de onderneming niet meer zo goed draait, zien we nog wel eens dat het klantenbestand alsnog voor een redelijk bedrag kan worden verkocht. Sinds de invoering van de AVG komen hier vaker vragen over binnen, en dat is niet voor niets. In dit artikel zullen we de (on)mogelijkheden van de verkoop van een klantenbestand voor je op een rij zetten.
Algemene Verordening Gegevensbescherming
Sinds 2018 zijn bedrijven op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de “AVG”) verplicht om persoonsgegevens zorgvuldig(er) te verwerken. Onder persoonsgegevens worden alle gegevens gevat waarmee de identiteit van een persoon kan worden afgeleid: naam, adres, e-mailadres etc. Veelal standaard onderdelen van een klantenbestand dus.
Verwerkingsgrondslag
In de AVG staat vermeld dat persoonsgegevens niet mogen worden verwerkt zonder dat hier een verwerkingsgrondslag voor is. Over de vraag of de verkoop van een klantenbestand een verwerking is (zoals bedoeld in de AVG) bestaat geen twijfel (meer): verkoop en dus overname valt onder de definitie van een verwerking en hier dient dus een grondslag voor te zijn.
Mag ik mijn klantenbestand verkopen?
Om deze vraag te beantwoorden zal dus moeten worden vastgesteld of er een verwerkingsgrondslag is. Misschien de meest voor de hand liggende grondslag is toestemming van de personen die in het bestand staan. Dat is puur juridisch gezien een solide route, maar het is omslachtig en gaat veelal met een groot conversieverlies gepaard. Een wettelijke verplichting op basis waarvan een verwerking noodzakelijk is, is een andere verwerkingsgrondslag. Maar in het geval van een bedrijfsovername, wordt er in de meeste gevallen een beroep gedaan op het zogenaamde 'gerechtvaardigd belang’ als verwerkingsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens.
Gerechtvaardigd belang & De AVG
In de praktijk blijkt een koper zich in het geval van een overname meestal te kunnen beroepen op dit gerechtvaardigd belang. De belangrijkste voorwaarde hiervoor is dat het commerciële belang van de koper zwaarder weegt dan de privacy belangen van de personen in het klantenbestand. In de praktijk zien we dat zolang de koper de klantgegevens enkel gebruikt om de overeenkomst uit te voeren en daarmee de wens van de klant na te komen, dat de privacyinbreuk gering zal zijn.
Overigens zijn hierbij wèl aanvullende eisen van toepassing: zo moeten klanten wel worden geïnformeerd over de overname, dienen wettelijke bewaartermijnen nageleefd te worden en moeten personen zich ten alle tijden kunnen uitschrijven.
Nieuwsbriefbestand verkopen - Mag dat ook?
Niet alleen het klantenbestand vertegenwoordigd een waarde, maar ook de database met alle e-mailadressen van personen die zich hebben ingeschreven voor de nieuwsbrief zijn voor kopers (vaak uit dezelfde branche) erg interessant: iedere ondernemer wil een maximaal bereik voor zijn/haar diensten en de overname van een nieuwsbriefbestand kan dat bereik versneld doen groeien tegen een beperkte investering. Echter hebben de personen in dit bestand toestemming gegeven aan de verkoper voor het toesturen van e-mail en niet aan de koper.
Mag het nieuwsbriefbestand dan mee met een overname?
Ja dat mag. De voorwaarde hierbij is dat de koper doorgaat onder de naam van de koper: dus webwinkel 123halsband.nl verkoopt diens nieuwsbrief bestand en de koper gaat onder dezelfde bedrijfsnaam verder. In de praktijk lukt dit dus alleen wanneer een koper meer overneemt dan enkel het klantenbestand (handelsnaam/domeinnaam/merknaam zouden dan mee moeten). Ook hier geldt: ontvangers moeten worden geïnformeerd en uiteraard moeten ze zich op ieder moment kunnen uitschrijven.
Klantenbestand verkopen in de praktijk
Kort samengevat: neemt een koper enkel en alleen een klantenbestand over om vervolgens deze klanten te benaderen met zijn eigen producten, dan is expliciet toestemming nodig. Alleen als sprake is van een "overgang van onderneming" mag de koper de gegevens van de klanten zonder toestemming gebruiken, maar alleen voor de producten die de vorige eigenaar ook leverde.
Valt een b2b klantenbestand ook onder de AVG?
Ja, ook b2b-gegevens, bijvoorbeeld een zakelijk e-mailadres, kan een persoonsgegeven zijn. De impact op de privacy van de persoon in kwestie is doorgaans wat lager, maar de privacywetgeving blijft van toepassing als het persoonsgegevens betreft.
OvernameAdvies
Zeker bij kleine (deel)overnames zien wij de verkoop van klantenbestanden en nieuwsbriefbestanden nog wel eens langskomen. Vaak als laatste optie wanneer volledige bedrijfsverkoop niet is gelukt. Maar wees hier voorzichtig mee, want boetes die de ACM bij inbreuk op privacy rechten kan opleggen zijn niet mals. Laat jezelf voorlichten voordat je een bestand met persoonsgegevens verkoopt en zorg in alle gevallen voor een overnameovereenkomst.
